Prowadzenie firmy wiąże się nie tylko z uzyskiwaniem przychodów, ale również ponoszeniem określonych nakładów finansowych. Paradoksalnie im są one większe, tym lepiej. Perspektywa mniejszego podatku jest bardzo kusząca, dlatego część przedsiębiorców wrzuca w koszty niemal wszystko. To duży błąd, który podczas kontroli może mieć nieprzyjemne skutki. Dlatego lepiej sprawdzić jakie wydatki można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu i bezpiecznie odliczyć od podatku.
Koszty firmowe, a przepisy
Zastanawiasz się jakie wydatki możesz wrzucić w koszty? Odpowiedź znajdziesz w ustawie z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zgodnie z art. 22 ust. 1:
„kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów […]”.
Co to oznacza w praktyce? Jeśli jesteś w stanie wykazać, że zakupiony towar czy usługa faktycznie pomoże w zdobyciu bądź utrzymaniu klientów czy rozwijaniu firmy to taki wydatek możesz wrzucić w koszty. Na Tobie, jako właścicielu firmy, spoczywa bowiem obowiązek wykazania zależności pomiędzy wydatkami, a uzyskaniem przychodu. Pamiętaj więc o tym, by dokumentować je w odpowiedni sposób. Zbieraj rachunki, faktury czy umowy – mogą się przydać w razie kontroli.
Co można wrzucić w koszty prowadzenia działalności
Z kosztami będziesz mieć do czynienia od samego początku, już na etapie zakładania działalności. Zobacz na konkretnych przykładach, które z nich możesz odliczyć od podatku.
Biuro
Wyposażenie biura – meble, sprzęt elektroniczny
Biurka, fotele i inne meble biurowe to elementy wyposażenia, niezbędne do prowadzenia działalności. Podobnie jak komputery, drukarki czy telefony. Zatem możesz je wpisać w koszty bez obaw, że Urząd Skarbowy je zakwestionuje. Pamiętaj tylko by zachować zdrowy rozsądek. Jeśli nie zatrudniasz pracowników zakup 10 komputerów w roku na firmę może być lekko podejrzany.
W koszty prowadzonej działalności możesz wrzucić również zakup drobnych akcesoriów papierniczych i biurowych jak: notesy, kalendarze, długopisy, papier czy toner do drukarki.
Oprogramowanie
Kupując oprogramowanie komputerowe typu pakiet biurowy MS Office (Word, Excel, Power Point), antywirusowe, programy księgowe itp. Również możesz je wrzucić w koszty i odliczyć od podatku.
Koszty pracownicze i benefity
Jeśli zatrudniasz pracowników i ponosisz związane z tym wydatki, możesz wliczyć je w koszty, łącznie ze składami ZUS i podatkami. Teoretycznie odliczyć możesz również koszty dodatkowych bonusów takich jak pakiety opieki medycznej, karty multisport itp. Pamiętaj jednak, żeby wykazać związek pomiędzy nimi, a przychodami firmy. Od podatku możesz też odliczyć zakup odzieży ochronnej, a także okulary pracownika – pod warunkiem, że osoba, która je dostanie przynajmniej połowę swojego czasu pracy spędza przed monitorem komputera oraz zostały sfinansowane ze środków pracodawcy.
Spotkania handlowe i wyjazdy biznesowe
Spotkania handlowe to nieodłączny element działania wielu firm. Koszty z tym związane jak np. biznesowe kolacje czyli usługi gastronomiczne lub cateringowe, jeżeli nie są kosztami reprezentacyjnymi, również stanowią koszt podatkowy.
Kursy i szkolenia
Podobnie jak wszelkie wydatki związane z podnoszeniem kwalifikacji pracowników, możesz odliczyć je od podatku. Będą to kursy językowe, szkolenia tematyczne (np. oferowane przez nas szkolenia excel, lub BHP i PPOŻ), opłaty za studia podyplomowe itp. Jeśli kupujesz prenumeratę pisma branżowego czy fachową literaturę – to również stanowi koszt uzyskania przychodu. Ale uważaj – muszą to być materiały związane tematycznie z prowadzoną przez ciebie działalnością.
Reklama i marketing
Działania reklamowe i promocyjne pomagają przedsiębiorcom zwiększać przychody i zdobywać nowych klientów. Nie ma więc żadnych wątpliwości co do tego, że wydatki na stronę www, ulotki reklamowe, plakaty czy wizytówki możesz wliczyć w koszty. W przypadku działań z zakresu PR jest to trochę bardziej skomplikowane. Możesz odliczyć je od podatku pod warunkiem, że ich celem jest pozyskiwanie klientów, a nie zwiększenie prestiżu firmy (bo to podchodzi już pod koszty reprezentacyjne).
Transport, auto i leasing
W bardzo wielu branżach auto jest niezbędnym narzędziem pracy, można je wykorzystywać na wiele sposobów jako:
- samochód prywatny
- leasing auta
- auto wpisane do ewidencji środków trwałych
Jeśli zamiast autem do pracy jeździsz rowerem, w koszty wliczyć możesz również jego zakup, naprawę i przeglądy. Od podatku odliczysz również okresowe bilety autobusowe, kolejowe, opłaty za autostradę podczas wyjazdów firmowych itp.
Usługi księgowe
Bez fachowego wsparcia biura rachunkowego ciężko byłoby sobie wyobrazić funkcjonowanie firmy. Na szczęście dla przedsiębiorcy koszty z tym związane może odliczyć od podatku.
Czego nie można odliczyć od podatku
O tym co nie stanowi kosztów uzyskania przychodu mówi art. 23 wspomnianej wyżej ustawy. Warto się z nim zapoznać by uniknąć przykrych konsekwencji. W razie wątpliwości co można, a czego nie można odliczyć od podatku najlepiej skontaktować się z biurem rachunkowym.